Документы, необходимые при оформлении на работу

Устраиваясь на работу, гражданин должен предоставить в организацию определенные документы. Некоторые из них являются обязательными во всех случаях. Другие требуются в зависимости от отрасли работодателя. О том, какие документы нужны для оформления на работу, говорит ст.65 Трудового кодекса. Там указан список обязательных бумаг. В качестве дополнительных, могут выступать различные справки, которые подтверждают данные, касающиеся квалификации специалиста в определенной отрасли.

Какие документы работодатель может и не может требовать?

Претендент на рабочее место должен знать, что работодатель для оформления документов не имеет права требовать дополнительных бумаг, если это не указано в законе. Нельзя запрашивать и сведения, нарушающие права наемного работника по главному закону страны – Конституции. Таковой, к примеру, может быть информация о национальности. Данные о семейном положении предоставляют только тогда, когда работник относится к льготной категории, при которой он вправе получать компенсацию.

В ряде случаев работник не может представить все бумаги, которые требуются. Так, при приеме на работу впервые, то работодатель оформляет ему трудовую или страховку.

Кто имеет доступ к информации?

К данной информации по закону доступ имеет ограниченный круг лиц. Они наделены специальными полномочиями, согласно локальным актам. К таковым относятся: сотрудники отдела кадров и бухгалтерские работники. Эти сведения им необходимы в силу специфики деятельности. Кроме того, любая организация должна отчитываться о численности рабочего состава, о взносах в ПФР и о налоговых отчислениях. Порядок оформления включает в себя и подписание документа, согласно которому они соглашаются на разглашение сведений другим лицам. В качестве последних, выступают только сотрудники этой организации, имеющие особые полномочия. Другим лицам раскрывать информацию запрещается.

Хранение

Так как в личном деле содержится актуальная информация о сотруднике, к хранению бумаг предъявляют жесткие требования. Так, для них необходимо выделить отдельную комнату или сейф, чтобы препятствовать незаконному доступу других лиц. После того, как сотрудники увольняются, их данные перемещают в архив, где бумаги, содержащие обязательные данные, должны храниться в течение семидесяти пяти лет. Второстепенные бумаги нужно держать только три года.

Перечень обязательных документов

На сегодняшний день список тех, каких документов нужен для оформления на работу в обязательном порядке, следующий:

• документ, удостоверяющий личность (в большинстве случаев, речь идет о паспорте);
• страховка;
• военный билет для состоящих на учете;
• диплом об образовании;
• трудовая.

Другие бумаги работодатель вправе требовать лишь в тех случаях, когда это закреплено в специальных нормативно-правовых актах.

Предоставив документы, будущий работник подает заявление. В законе нет каких-либо требований к нему. Но на практике есть определенная форма с правилами, которые должны быть соблюдены:

• оно заполняется от руки;
• в шапке указывают название компании, должность лица, на имя которого пишется, а также ФИО заявителя и адрес его регистрации;
• основную часть обычно начинают со слов: «Прошу принять меня на работу, на должность…»;
• в конце указывают дату и подписывают документ;
• наверху слева руководитель ставит свою подпись;
• бухгалтер фиксирует бумагу в журнале учета.

 Дополнительные документы

В некоторых специальностях есть свои особенности при трудоустройстве. К примеру, педагоги не могут иметь судимость. Поэтому им нужно приложить к основным документам соответствующую справку. Также нужно иметь и медицинские книжки. Для некоторых должностей требуются также бумаги, доказывающие прохождение конкурса для работы (это актуально для преподавателей высших учебных заведений и профессоров).

У государственных служащих также имеются отличия. Вместо трудового договора подписывают служебный контракт. При этом предоставляют следующие документы:

• заполненную анкету;
• удостоверение личности;
• трудовую;
• страховку;
• ИНН;
• постановку на воинский учет;
• диплом;
• данные о доходах.

Водители должны предоставлять водительские права. Иностранцам документ нужно перевести на русский язык и удостоверить его у нотариуса. Кроме того, он должен соответствовать международной конвенции о ДД. Претендент проходит медицинский осмотр. И конечно, он должен иметь опыт, который отражен в трудовой.

Для медицинского персонала также обязательным является прохождение медицинского осмотра. Предъявляется сертификат, который действителен в течение пяти лет. Для дальнейшей работы нужно периодически проходить сертификацию.

Для несовершеннолетних лиц

Если же на работу устраивается лицо, не достигшее совершеннолетнего возраста, это сопряжено с определенными трудностями. Некоторые бумаги работодателю придется оформлять самому за счет организации. К таковым относятся:

• страховка;
• трудовая;
• в качестве документа, удостоверяющего личность, предъявляется свидетельство о рождении. Если подростку исполнилось 17 лет, то подают и бумагу о воинском учете.

Кроме того, необходимы и другие бумаги, в частности:

• разрешение от законных представителей ребенка на труд;
• если лицу не исполнилось 16 лет, то прилагают согласие органов опеки;
• аттестат со школы;
• расписание школьных уроков.

Для иностранных граждан

Отдельный пакет документов подают и иностранцы. В России они делятся на несколько групп:

• те, которые имеют те же права, что и россияне;
• прибывшие в страну без визы;
• прибывшие по визе.

В зависимости от статуса, разнятся бумаги, которые необходимо предъявлять, чтобы устроиться на работу. В первом случае, к обычным документам прилагают миграционную карту, а также разрешение на проживание. А вот диплом о высшем образовании в России признается только такой, который выдан тем учебным заведением, которое функционирует в соответствии с международным соглашением. В остальных случаях прилагают также патент, выдаваемый на двенадцать месяцев. По истечении установленного срока иностранец должен уволиться, выехать из страны, а затем въехать. Также нужно предоставить медицинский полис.

Для совместительства

Документы в данном случае не отличаются от обычного пакета. Работник просто подтверждает квалификацию. Однако если это место работы имеет вредные условия, ему следует принести справку о том, что на другом месте отсутствуют такие же условия.

Кроме того, для труда по совместительству иногда может потребоваться справка о том, какую должность работник занимает на основном месте. Это нужно потому, что некоторые должности согласно закону, совмещать нельзя.

Какие документы могут быть запрошены дополнительно в общих случаях?

Как указывалось, при трудоустройстве может потребоваться не только обязательный пакет документов. К другим бумагам, которые запрашивают работодатели для соблюдения установленных правовых норм, относятся следующие:

• медицинский полис;
• ИНН;
• данные о семейном положении (например, если имеется ребенок менее трех лет, работник не привлекается к сверхурочной работе), в других случаях эта информация не может запрашиваться;
• удостоверение об инвалидности, так как в этом случае гражданин не может трудиться в полную смену и привлекаться в праздники;
• эти же нормы касаются и матерей, являющихся инвалидами, матерей, имеющих статус «одиночек», пенсионеров, жен военных и других льготных категорий граждан.

Документы при оформлении

Общие правила закона обязуют кадровика после приема на работу подготовить:

• приказ;
• личную карточку.

В юридическом отделе составляют трудовой договор, а лицевой счет открывают в бухгалтерии.

После всех этих мероприятий работнику дают на ознакомление локальные акты организации, где указаны основные моменты, в соответствии с которыми строится трудовая деятельность. К ним относятся:

• коллективный договор;
• внутренние правила;
• осуществление премирования;
• инструкция по должности;
• структура организации;
• график и смены.

Особенности оформления для ИП

В случае оформления в ООО никаких особенностей и сложностей по фондам не возникнет, так как им поступают сведения из налоговой инспекции в автоматическом режиме. Однако в случае с ИП, придется немного повозиться. Индивидуальный предприниматель или его бухгалтер должны отдельно посетить фонды, чтобы поставить рабочего на учет.

В ПФР потребуют следующие бумаги:

• заявление о регистрации работодателя;
• копию его удостоверения личности;
• копию приказа о работе, а также заключенного договора.

ИП дается для этих действия один месяц. В ПФР его поставят на учет в течение рабочей недели.

Для ФСС требуются следующие бумаги:

• заявление о регистрации;
• оригиналы и копии удостоверения личности, свидетельства ОГРНИП и постановке на учет;
• приказ о приеме на работу.

Для этих действий работодателю дается 10 дней.